Al efectuar un proceso de Planeación Estratégica es indispensable
conocer cuáles son los temas estratégicos que rigen las empresas y a lo que se
afrontan los administradores de la Tecnología de la Información. La sociedad
para la Administración de la Información (SIM) prepara una lista de los temas
estratégicos que manejan los Directores de Sistemas.
La SIM es una sociedad de profesionales compuesta por ejecutivos de
Sistemas de Información que consultan un gran número de ejecutivos para
determinar cuáles temas les conciernen.
Temas y acciones recomendadas:
1. Rediseño del Proceso del Negocio: Examine como se puede cambiar el
negocio a través de Sistemas de Información y ayudar al negocio para que sea
más efectivo y eficiente.
1. Educar a la Alta Gerencia: Solicite a la Alta Gerencia que incorpore la
TI en las estrategias de la compañía mostrándoles el beneficio.
1. Cree Sistemas Interfuncionales: Trabaje para diseñar nuevos sistemas que
permitan integrar varias funciones del negocio (utilice cautela).
1. Alinee los Objetivos del Negocio y los de SI: Incluya a SI en la agenda
estratégica y mantenga la estrategia corporativa y la SI sincronizadas en el
tiempo.
1. Haga planeación estratégica de TI: Evite planes que duerman en el
anaquel. Atienda seriamente la planeación estratégica de TI y mantenga el plan
vivo.
1. Aumente la productividad del Software: Asegúrese que la productividad
sea un tema importante y que se pueda medir y mejorar
1. Utilice más los Datos: Explote la información oculta, haga que la
información esté disponible para los usuarios y elimine información inútil.
1. Busque Ventajas Competitivas: Investigue como se puede usar la TI
competitivamente, encuentre oportunidades a largo y corto plazo.
1. Desarrolle una Arquitectura de TI: Explore los alcances de
centralización, descentralización, recentralización, considere sistemas
abiertos y mezclas.
1. Reduzca los Costos de SI: Aumente la productividad, encuentre economías
de escala y entregue el control de los servicios al usuario.
1. Mejore el Recurso Humano en SI: No sea negligente con la fuerza laboral
de SI. Implemente premios y castigos y efectúe inspecciones de carrera.
1. Eduque a la Gerencia Media: Haga que el uso de la TI sea un avance en la
carrera de estos funcionarios.
1. Actualice Sistemas Obsoletos: Es posible usar ingeniería en reverso y
reutilizarlos.
1. Mejore la Calidad del Software: Defina “Calidad en el Software” e incluya
el aseguramiento de la calidad como proceso del departamento.
1. Promueva la Función de SI: Efectúe relaciones públicas.
1. Integre los Sistemas de Información: Adopte estándares en la medida en
que se desarrollan, adopte EDI para interfaces comunes.
1. Administre los cambios creados por TI: Reconozca que TI es un agente del
cambio, asegúrese que el personal del DSI esté entrenado en materias de
comportamiento humano.
1. Implemente SI Gerenciales: Provea soporte a los usuarios gerenciales
mediante DSS. Asegúrese de que sean seguros y estén disponibles.
1. Conéctese a los Clientes: Esté pendiente de las tendencias de la
Industria. Utilice EDI para conectarse a los clientes y esté atento a los
requerimientos legales.
El orden presentado no
necesariamente debe coincidir con el orden en su empresa. Mediante la
identificación de cómo se maneja cada uno puede tomar el pulso de la función y
la administración de SI.
Estos temas representan una percepción general de lo que se debe
considerar durante la planeación y administración estratégica de la tecnología
de la información.
Importancia de los Sistemas de
Información: Muchas empresas y organizaciones tienen
éxitos en sus objetivos por la implantación y uso de los Sistemas de
Información, constituyen un campo esencial en la administración y gerencia de
empresas. Es importante tener una comprensión básica de los sistemas de
información para entender cualquier otra área funcional en la empresa, tener
una cultura informática en nuestras organizaciones que permitan y den las condiciones
necesarias para que los sistemas de información logren los objetivos.
Muchas veces las organizaciones no han entrado en la etapa de cambio
hacía la era de la información sin saber que es un riesgo muy grande de fracaso
debido a las amenazas del mercado y su incapacidad de competir, por ejemplo,
las TI que se basan en Internet es un
ingrediente necesario para el éxito empresarial en el entorno global y dinámico
de hoy.
Por lo tanto, la administración apropiada de los sistemas de información
es un desafío importante para los gerentes. Así la función de los SI
representa:
·
Un área funcional principal dentro de la empresa, que es tan importante
para el éxito empresarial como las funciones de contabilidad, finanzas,
administración de operaciones, marketing, y administración de recursos humanos.
·
Una colaboración importante para le eficiencia operacional, la
productividad y la moral del empleado, y el servicio y satisfacción del
cliente.
·
Una fuente importante de información y respaldo importante para la toma
de decisiones efectivas por parte de los gerentes.
·
Un ingrediente importante para el desarrollo de productos y servicios
competitivos que den a las organizaciones una ventaja estratégica en el mercado
global.
·
Una oportunidad profesional esencial, dinámica y retadora para millones
de hombres y mujeres.
La revolución de las Tecnologías de Información ha tenido un profundo
efecto en la administración de las organizaciones, mejorando la habilidad de
los administradores para coordinar y controlar las actividades de la
organización y ayudándolos a tomar decisiones mucho más efectivas. Hoy en día
el uso de las Tecnologías de Información se ha convertido en un componente
central de toda empresa o negocio que busque un crecimiento sostenido.
Las TI deberán estar implícitas en todos los ámbitos del negocio, como
resultado del uso de estas tecnologías podemos decir que la empresa puede
reducir el tamaño de su estructura jerárquica e incrementar el flujo de
información horizontal, esto es, a través de todos los departamentos de la
empresa, además de proveer de una ventaja competitiva a la empresa.
Reducción del tamaño de la estructura
jerárquica: Esto se logra al proveer a los
administradores y ejecutivos información de alta calidad, oportuna y completa,
lo cual reduce la necesidad de varios niveles de burocracia y jerarquía
administrativa. Los sistemas de información al reducir éstos niveles
jerárquicos, actúan como dispositivos de control en las actividades de la
empresa o negocio. Cabe señalar que los sistemas de información también reducen
la necesidad de los administradores de coordinar e integrar las actividades de
las subunidades de la empresa, además que las TI actualmente pueden coordinar
completamente el flujo de producción de una empresa.
Incremento del flujo de información horizontal: Facilitado por el crecimiento de los
sistemas Cliente - Servidor del tipo three-tier (que permiten la conexión de
computadoras personales a potentes servidores o mini-computadoras y éstos a su
vez conectados a un mainframe) de los sistemas de red global en las empresas.
Actualmente las redes de computadoras son usadas como el canal primario de
información interna de una organización. Los sistemas de e-mail así como el
desarrollo en las llamadas redes sociales o de software de Intranet para
compartir, han acelerado ésta tendencia tecnológica.
El implementar apropiadas Tecnologías de Información puede significar un
incremento en el potencial competitivo de la empresa o negocio. Actualmente, en
la búsqueda de competitividad, se han vuelto los ojos hacia el uso de
Tecnologías de Información, por ejemplo, al reducir la necesidad de muchas
jerarquías, los sistemas de información ayudan a reducir los gastos
burocráticos, ya que los administradores se basan en las Tecnologías de
Información para coordinar y controlar las actividades de la empresa.
Además de que gracias a los canales de comunicación que proveen las
Tecnologías de Información, podemos tener información clara y oportuna de todos
los movimientos del entorno industrial, como lo son precios, clientes,
impuestos, tipos de cambio, regulaciones, estándares y movimientos de la
competencia, lo cual ayuda a los ejecutivos al momento de diseñar estrategias
competitivas. Aunado a esto los grandes corporativos pueden mantener un flujo
de información constante en todas sus Unidades de Negocios sin importar la
distancia física a la que se encuentren distribuidos estos.
Los autores del libro Virtual Corporation, William
Davidow y Michel Malone, han dicho como las Tecnologías de Información pueden
ser usadas para mejorar la respuesta de una empresa o negocio hacia los
requerimientos de los clientes, lo cual es una fuente muy importante de
competitividad. La esencia de su argumento es que las Tecnologías de
Información permiten a las compañías crear "productos virtuales",
productos que pueden ser personalizados de acuerdo con las necesidades
específicas de algún cliente en particular y sin cargos adicionales.
