La información se ha colocado en un buen lugar como uno de los principales recursos que poseen las empresas actualmente. Los entes que se encargan de las tomas de decisiones han comenzado a comprender que la información no es sólo un subproducto de la conducción empresarial, sino que a la vez alimenta a los negocios y puede ser uno de los tantos factores críticos para la determinación del éxito o fracaso de éstos.
Si deseamos maximizar la utilidad que posee nuestra información, el negocio la debe manejar de forma correcta y eficiente, tal y cómo se manejan los demás recursos existentes para logra la eficacia necesaria. Los administradores deben comprender de manera general que hay costos asociados con la producción, distribución, seguridad, almacenamiento y recuperación de toda la información que es manejada en la organización. Aunque la información se encuentra a nuestro alrededor, debemos saber que ésta no es gratis y su uso es estrictamente estratégico, para posicionar de forma ventajosa la empresa dentro de un negocio.
La fácil disponibilidad que poseen las computadoras y las tecnologías de información en general, han creado una revolución informática en la sociedad y de forma particular en los negocios. El manejo de información generada por computadora difiere en forma significativa del manejo de datos producidos manualmente.
En la década de los 50 la información se concebía como un mal necesario que en cualquier momento podía ahogar a la empresa y frecuentemente entorpecía las labores cotidianas de la empresa; ya para los años 60 la información empezó a valorarse y se empezó a concebir como un elemento útil para la administración siendo empleada en los sistemas de información administrativa que generaban gran cantidad de informes procesados frecuentemente en un computador multipropósito
En la actualidad la información permite crear y mantener ventajas competitivas para mantener y mejorar las situaciones de la empresa en el mercado. Las empresas necesitan un flujo de datos constantes y precisos para tomar las decisiones correctas que les permita hacerles frente a la intensa competencia a las que están sometidas en un ambiente de globalización para enrumbar la entidad al logro de sus objetivos.
La magnitud del valor de la información es incalculable, ya que aquellas empresas que cuentan con la mayor cantidad y calidad de datos, podrán tomar las mejores decisiones. Los sistemas de información se han ido convirtiendo con el tiempo en otra área funcional de la empresa tal como la de contabilidad, finanzas, mercadeo o producción.
Actualmente toda empresa exitosa se ha concientizado de la importancia del manejo de las tecnologías de información como elemento que brinda ventajas comparativas con respecto a la competencia.
Es importante tener en cuenta que en una empresa, un sistema de información necesita justificar su implementación desde el punto de vista costo / beneficio de acuerdo al valor que otorgue la información dentro de una empresa.
En la actualidad la información contable es un mecanismo indispensable para realizar una administración efectiva de los recursos con los cuales cuentan. Lo que les permita, entre otras, tomar decisiones sobre puntos tan determinantes como son:
§Los precios a los cuales se debe vender.
- Los precios a los cuales les conviene comprar.
- La capacidad de pago con la que se cuenta en un determinado momento.
- La situación financiera de la empresa.
- El costo del dinero que tomamos prestado, etc.; además de que esta información representa una herramienta de competencia que marca la diferencia a la hora de realizar acciones que impactaran la salud financiera de la organización.
El principal propósito que persigue la Tecnología de la Información es preparar información de calidad. Para que esta calidad se dé, deben estar presentes unas series de características que le dan valor como son: utilidad, confiabilidad y provisionalidad.
1. Utilidad: La característica de utilidad se refiere en que la información pueda efectivamente ser usada en la toma de decisiones de los usuarios, dado que es importante y que ha sido presentada en forma oportuna.
La utilidad es la calidad de adecuar la información contable al propósito del usuario. La utilidad de esta información está en función de su contenido informativo y de su oportunidad.
El contenido informativo se refiere básicamente al valor intrínseco que posee dicha información. Y está compuesto por las siguientes características:
· Significación: Esta característica mide la capacidad que tiene la información para representar simbólicamente con palabras y cantidades, la entidad y su evolución, su estado en diferentes puntos en el tiempo y los resultados de su operación.
· Relevancia: La cualidad de seleccionar los elementos de la información que mejor permitan al usuario captar el mensaje y operar sobre ella para lograr sus fines particulares.
· Veracidad: La cualidad de incluir en la información eventos realmente sucedidos y de su correcta medición de acuerdo con las reglas aceptadas como válidas por el sistema.
· Comparabilidad: La cualidad de la información de ser cotejable y confrontable en el tiempo por una entidad determinada, y válidamente confrontable dos o más entidades entre si, permitiéndose juzgar la evolución de las entidades económicas.
· Oportunidad: Esa cualidad de la información se refiere a que esta llegue a mano del usuario cuando él pueda usarla para tomar decisiones a tiempo para lograr sus fines.
2. Confiabilidad: La característica de la información por la que el usuario la acepta y la utiliza para tomar decisiones. La confianza que el usuario de la información le otorga requiere que la operación del sistema sea: Estable, Objetivo y Verificable.
· Estabilidad: La estabilidad del sistema indica que su operación no cambia en el tiempo y que la información que produce sea obtenida aplicando la misma regla para captar los datos, cuantificarlos y presentarlos, a esta característica se le conoce también como consistencia.
· Objetividad: Esta característica implica que las reglas bajo las cuales fue generada la información no ha sido deliberadamente distorsionada y que la información representa la realidad de acuerdo con dichas reglas.
· Verificabilidad: Esta característica permite que puedan aplicarse pruebas al sistema que generó la información contable y obtener el mismo resultado.
3. Provisionalidad: Esta característica es fundamental se refiere al hecho de que los usuarios deben estar conscientes de que lo que aparece es información provisional; es decir, presenta la información con todos los elementos y circunstancias.
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